Veelgestelde vragen over evenementen

Organiseer je een evenement in de gemeente Waadhoeke? Er komt veel kijken bij de voorbereiding, zoals het regelen van een vergunning, het maken van een situatietekening of het naleven van regels rondom veiligheid, duurzaamheid en verkeer. Om je op weg te helpen, hebben we de belangrijkste vragen en antwoorden voor je op een rij gezet.

Waarom heb ik een situatietekening nodig voor mijn evenementenvergunning?

Een situatietekening is een verplicht onderdeel van de vergunningaanvraag en wordt gebruikt om het evenemententerrein in kaart te brengen. Hiermee kan de gemeente de veiligheid en praktische opzet beoordelen.

Hoe maak ik een goede situatietekening?

Volg deze stappen:

Stap 1: Zorg voor de juiste ondergrond

De plattegrond moet op schaal zijn en een noordpijl bevatten.
Het is belangrijk om een juiste ondergrond mee te leveren, zodat goed te zien is hoe het evenemententerrein eruitziet.
De schaal die je gebruikt, hangt af van de grootte van het terrein. Bij grote locaties kun je de plattegrond in delen knippen, zodat alle details goed zichtbaar zijn.
De gemeente biedt digitale ondergronden aan waarop je kunt tekenen. Mail je verzoek met het adres van het evenement naar evenementen@waadhoeke.nl.

Stap 2: Kies de manier van intekenen

Teken de plattegrond met de hand of digitaal. Zorg ervoor dat de ingetekende objecten op schaal zijn of geef de maten duidelijk aan.
Gebruik bij het intekenen duidelijke symbolen in je plattegrond, en voeg een legenda toe.

Stap 3: Wees bekend met de veiligheidsvereisten

De plattegrond wordt getoetst op veiligheidszaken zoals publieksdoorstroming, brandveiligheid, vluchtveiligheid en de mogelijkheid voor snelle hulpverlening. Als de tekening meteen aan de veiligheidseisen voldoet scheelt dit veel tijd in het vergunningenproces.

Kan de gemeente een ondergrond voor de situatietekening aanleveren?

Ja, vraag een digitale ondergrond aan via evenementen@waadhoeke.nl en geef het adres van het evenement door.

Hoe kan ik mijn evenement duurzaam organiseren?

Op de website van Greenevents vind je tips en uitleg om je evenement duurzamer te maken.

Wat zijn de regels voor het gebruik van wegwerpbekers en -bakjes?

Evenementen moeten rekening houden met regels voor wegwerpbekers en -bakjes die plastic bevatten. Meer informatie vind je op de website van het Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.

Moet ik rekening houden met de natuur bij mijn evenement?

Ja, evenementen kunnen invloed hebben op de natuur en dan komen de regels over natuurbescherming in de Omgevingswet om de hoek kijken. De provincie Fryslân is verantwoordelijk voor de bescherming van natuurgebieden, dier- en plantensoorten, schadebestrijding en behoud van houdopstanden. Op de website van Provincie Fryslân lees je meer over evenementen en de Wet natuurbescherming.

Wanneer zijn verkeersregelaars nodig bij een evenement?

Verkeersregelaars zijn nodig bij evenementen waar het verkeer, de deelnemers of bezoekers elkaar kunnen hinderen, zoals optochten of wegafsluitingen.

Welke soorten verkeersregelaars zijn er?

Evenementenverkeersregelaars: Vrijwilligers die specifieke verkeersregeltaken uitvoeren. Meer informatie: SVNL-info.
Beroepsverkeersregelaars: Professioneel opgeleide verkeersregelaars met uitgebreide bevoegdheden. Meer informatie: SVNL-info.
Hekkenbewaarders: Begeleiden de wegafzetting zonder verkeersregelende taken. Voor hen is geen opleiding nodig.

Hoe word ik evenementenverkeersregelaar?

Meld het evenement aan via www.verkeersregelaarsexamen.nl. Na goedkeuring van de gemeente ontvang je een deelnemerscode voor een gratis e-learning. Na afronding ben je een jaar lang aangesteld als verkeersregelaar.